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Dématérialisation des factures – Aspect et fonctionnement

Comment fonctionne la dématérialisation des factures

La dématérialisation de factures consiste au passage des documents du support physique (généralement le papier) au support numérique (ou électronique). Depuis quelques années (de 1991 à 2012), grâce aux avancées technologiques et aux dispositions légales, il est possible de procéder à la dématérialisation des factures tout en conservant leur valeur fiscale.
Si cette nouvelle pratique connaît un boom actuellement, c’est que la législation et les nouvelles technologies de l’information et de la communication ont permis un environnement favorable au déploiement de nouvelles solutions efficaces.

Fonctionnement

Le processus de dématérialisation des factures consiste en deux étapes principales, puisqu’une facture doit aussi bien être envoyée que reçue. En revanche, le système traditionnel de facturation comprend beaucoup plus de composantes intermédiaires onéreuses. Elles sont chronophages, comportent un risque de fraude ou d’erreur de saisie, et sont particulièrement dévalorisantes pour les employés chargés de leur exécution.

La dématérialisation des factures constitue un élément capital dans le cadre du mécanisme de réduction des coûts des entreprises. Plusieurs avantages découlent de ce dispositif. Cependant, le passage à l’échange de facture électronique est tenu de respecter plusieurs contraintes pratiques et légales, à savoir :

Sur le plan pratique,

  • Le choix du mode de facturation (structurée ou non structurée),
  • L’authentification de la procédure (signature électronique),
  • Le mode de conservation des documents (archivage électronique).

Sur le plan légal,

  • La multiplicité des étapes requises pour être conforme avec l’administration fiscale,
  • La précision sur les règles encadrant ce dispositif,
  • La confusion entre les différents types de dématérialisation,
  • L’abondance d’étapes nécessaires à la mise en place d’un dispositif de facturation électronique.

 

Source : Shutterstock

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