Dématérialisation des documents des ressources humaines

Elle consiste à transformer les supports d’informations matériels (en l’occurrence des documents papier qui
concernent le département d’une organisation ayant pour mission de mobiliser et de
développer le personnel pour en améliorer la performance) en fichiers informatiques.
La dématérialiser des documents RH permet principalement de :

  • Réduire les coûts,
  • Gagner du temps,
  • Favoriser l’accessibilité aux documents.

Toutefois, cette pratique est considérée comme étant un réel projet qui exige certaines
conditions :

  • être intégré dans la politique globale de l’organisation,
  • gagner l’adhésion des parties prenantes,
  • sécuriser les accès aux documents dématérialisés,
  • choisir un outil informatique capable de communiquer avec le système d’information des
    ressources humaines (SIRH) existant.

Typologie des documents concernés

Les documents des Relations Humaines concernés actuellement par la dématérialisation
peuvent être classés en fonction de trois types de contenus :

  • Les documents produits par les RH sont : les documents d’embauche, les contrats de
    travail, les avenants, les bulletins de paie, les déclarations sociales, les déclarations
    d’accidents de travail, les attestations employeur, les reçus pour solde de tout compte, les
    avis de saisie sur salaire, les fiches de poste, les catalogues de formations, les règlements
    intérieurs, les accords d’entreprise, etc. ;
  • Les documents en circulation au sein de l’entreprise à destination des RH sont : les
    demandes de congés (de mobilité et de formation), les lettres de démission, les relevés de
    temps, les comptes rendus d’entretiens annuels et d’entretiens d’embauche, les formulaires
    d’évaluation, les notes de frais, etc. ;
  • Les documents de tiers externes réceptionnés par les RH sont : les CV, les lettres de
    motivation, les demandes de stage, les offres de formations, etc.

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