La domiciliation pour son bureau virtuel

Au cours de son existence, une entreprise émet ou reçoit des documents de différentes
sortes dont la conservation est indispensable. Il existe toutefois une durée minimale de
conservation, car ces documents serviront de pièces justificatives pouvant faire l’objet de
contrôle a posteriori. Les papiers se rapportant à la comptabilité disposent de leurs propres
obligations légales.
Quels documents comptables faut-il conserver ?
Parmi la multitude de documents véhiculant au sein de l’entreprise, il existe des papiers à
conserver absolument. En règle générale, ces documents doivent être des originaux tandis
que les copies (certifiées ou non selon le cas) accompagnent les divers dossiers.
Toute entreprise est dans l’obligation de conserver pendant 10 ans les livres tels que le livre
journal unique, les trois journaux de la petite entreprise, le livre central ainsi que le grand
livre. Cette disposition est régie par l’article 9 A.R datant du 12 septembre 1983 en application
de la loi du 17 juillet 1975.
Les pièces justificatives telles que les factures clients, les factures fournisseurs, les
justificatifs TVA ou encore les relevés trimestriels sont à conserver pendant 10 ans au
minimum. Cette conservation est réglementée par l’article 6 de la loi du 17 juillet 1975 se
rapportant à la comptabilité des entreprises. Il existe d’autres justificatifs, notamment ceux
qui ne sont pas appelés à faire preuve à l’égard des tiers, qui doivent être conservés pendant
3 ans.
Le délai de conservation varie d’un document à un autre, mais la durée minimale est
généralement de 10 ans pour les documents comptables comme les courriers bancaires, la
fiscalité, les investissements ou encore les ordres de virement.

Certificat et signature électronique

En référence à la loi du 13 mars 2000 (portant sur l’adaptation du droit de la preuve aux
technologies de l’information et relative à la signature électronique) et au décret
d’application du 31 mars 2001, la
signature électronique dispose d’une valeur juridique identique à la signature
manuscrite.

Les applications pour les TPE/PME

Le certificat électronique est une nécessité pour toute entreprise souhaitant sécuriser les
échanges en ligne ou profiter de la dématérialisation de certaines formalités administratives.

Courrier

La dématérialisation favorise la réduction de budget du courrier papier. Le certificat
électronique permet à l’entreprise d’assurer un traitement intégralement confidentiel et
sécurisé :
– Contrats
– Notifications diverses
– Bons de commande
– Lettres de relance
– etc.
Exemple : Quand on paie les factures sur internet avec une signature électronique

  • Un prestataire d’affacturage en ligne installe sur un ordinateur de l’entreprise un
    lecteur de carte à puce et les composants du programme de signature.
  • Pour chaque opération réalisée par son titulaire (directeur commercial, comptable, etc.),
    une carte est enclenchée dans le lecteur.

Bon à savoir :

  • Pour procéder à la signature électronique, le document est ouvert avec le logiciel de
    signature électronique qui l’insère automatiquement. Grâce à cette signature, l’entreprise
    peut également envoyer des recommandés électroniques.
  • Une clé USB peut également être utilisée en substitution du lecteur.

Déclarations sociales

Les divers mécanismes sur le web permettent d’effectuer les déclarations sociales en ligne
(embauche, Assedic, etc.). Pour chaque opération, l’identification de l’utilisateur est requise.
Le certificat acquis par l’entreprise permet d’y parvenir.
Les avantages tirés de ce procédé :

  • Supprimer les frais d’envoi
  • Utiliser le télé-règlement
  • L’Urssaf autorise également la déclaration et le règlement sur internet des
    cotisations.

Dématérialisation des documents des ressources humaines

Elle consiste à transformer les supports d’informations matériels (en l’occurrence des documents papier qui
concernent le département d’une organisation ayant pour mission de mobiliser et de
développer le personnel pour en améliorer la performance) en fichiers informatiques.
La dématérialiser des documents RH permet principalement de :

  • Réduire les coûts,
  • Gagner du temps,
  • Favoriser l’accessibilité aux documents.

Toutefois, cette pratique est considérée comme étant un réel projet qui exige certaines
conditions :

  • être intégré dans la politique globale de l’organisation,
  • gagner l’adhésion des parties prenantes,
  • sécuriser les accès aux documents dématérialisés,
  • choisir un outil informatique capable de communiquer avec le système d’information des
    ressources humaines (SIRH) existant.

Typologie des documents concernés

Les documents des Relations Humaines concernés actuellement par la dématérialisation
peuvent être classés en fonction de trois types de contenus :

  • Les documents produits par les RH sont : les documents d’embauche, les contrats de
    travail, les avenants, les bulletins de paie, les déclarations sociales, les déclarations
    d’accidents de travail, les attestations employeur, les reçus pour solde de tout compte, les
    avis de saisie sur salaire, les fiches de poste, les catalogues de formations, les règlements
    intérieurs, les accords d’entreprise, etc. ;
  • Les documents en circulation au sein de l’entreprise à destination des RH sont : les
    demandes de congés (de mobilité et de formation), les lettres de démission, les relevés de
    temps, les comptes rendus d’entretiens annuels et d’entretiens d’embauche, les formulaires
    d’évaluation, les notes de frais, etc. ;
  • Les documents de tiers externes réceptionnés par les RH sont : les CV, les lettres de
    motivation, les demandes de stage, les offres de formations, etc.

Les formalités à accomplir lors d’une cessation d’activité sans disparition de la personne morale

La cessation d’activité sans la disparition de la personne morale consiste en la mise en veille de la société. Les articles
R.123-66, R.123-69 et suivants prévoit qu’une formalité doit être effectuée dans le mois
suivant la date de cessation. La personne morale possédant un établissement secondaire
doit procéder à la fermeture de celui-ci si elle veut cesser ses activités.
Le dossier complet permettant la modification au Registre du commerce et des sociétés liée
à cette cessation d’activité doit être déposé soit au CFE compétent soit au greffe du tribunal
de commerce, selon l’article 3 du décret n°96-650 du 19 juillet 1996. Ce dossier doit
comporter les imprimés déclaratifs de modification M2, dûment remplis et signés par le ou
les représentants légaux de la société. S’ils n’ont pas signé eux-mêmes les formulaires, ils
doivent signer un pouvoir et l’intermédiaire doit produire une pièce justificative d’identité.
Un chèque libellé à l’ordre du greffe du tribunal de commerce, d’un montant de 184,91 euros,
doit être joint au dossier. Le frais s’élève à 89,54 euros si la société est constituée d’un seul
associé. Si la société est inscrite dans plusieurs greffes, il y a autant de mises à jour et de
frais postaux de notification que de greffes différents.

Remplissage du questionnaire de demande d’ACCRE

Pour l’obtention d’ACCRE :

  • il faut faire le remplissage du formulaire CERFA 13584*02
  • compléter le haut du formulaire ACCRE
  • cocher soit la sollicitation d’ACCRE en simultanée que votre déclaration de société, ou la
    remise de demande dans les 45 jours précédant votre déclaration de firme (mentionner le
    SIRET de votre SARL IE)

Les cadres à remplir

Les renseignements en rapport au solliciteur soit nom, prénom, domicile, date de naissance…) ;
sont à remplir lors de l’établissement de l’ACCRE, dans le cadre 1.
Pour le cadre 2 mettez la situation particulière du quémandeur.
Le cadre 3 touche exclusivement les demandeurs qui fondent ou ont fondé une firme ( les
entrepreneurs individuels ne remplissent pas cette partie). À ce niveau, vous devez noter :

    • l’appellation sociale de l’entreprise
    • l’effectif total des collaborateurs,
    • ainsi que cocher la situation qui vous touche.

Les renseignements importants

En priorité dans le quatrième cadre, vous êtes dans l’obligation de fournir des informations sur
votre dernière activité, sur votre degré de qualification et sur votre motivation de vous inscrire à
Pôle emploi.
Par la suite, mentionnez votre date d’inscription à Pôle emploi et précisez si vous jouissiez du
contrat CAPE ou notamment du parcours NACRE.
En paraphant le cinquième cadre, vous certifiez spécifiquement que vous ne possédez pas de
l’ACCRE au titre des 3 années précédentes.
Enfin, pour l’établissement du document de demande d’ACCRE des pièces justificatives doivent
être présentées.

La cession de fonds de commerce

L’acte d’avocat est un outil pour sécuriser juridiquement les cessions de fonds de commerce. Il
peut être exiger tant par les vendeurs que par les acheteurs. Les cessions de fonds de
commerce sont en effet des opérations comportant d’importants risques juridiques, car régies
par de nombreuses règles, souvent complexes et quasiment toujours ignorées par les parties.
Cette méconnaissance juridique peut aller jusqu’à entraîner l’annulation de la cession elle-
même, alors même que les deux parties elles-mêmes souhaitent voir l’opération aboutir.

La sécurité juridique

Deux exigences principales garantissent la sécurité
juridique d’une cession d’acte de commerce : la vérification de la réalité des droits cédés et
la vérification de leur transmission effective. La première vise à s’assurer à la fois de l’existence,
de la consistance et de la pérennité des droits cédés. Quant à la seconde elle nécessite de faire
appel à des juristes professionnels, les avocats specialistes de la transmission des fonds de
commerce. Et c’est ici que l’acte d’avocat intervient, servant d’outil de sécurité juridique pour les
avocats. C’est à la fois un acte sous seing privé, mais qui a la particularité d’être contresigné
par l’avocat, qui en prend donc la responsabilité juridique et garantit la conformité juridique de la
cession aux deux parties, pleinement informées de leurs obligations. L’acte d’avocat confère de
plus une force engageante supplémentaire à l’acte de cession, et garantit sa rédaction claire,
adaptée et auditée.
Permettant d’éviter de futurs conflits juridiques, l’acte d’avocat peut être demandé dès le stade
du compromis par l’acheteur comme par le vendeur.

Une gestion du courrier qui fait gagner du temps

Fastidieux et chronophage, le traitement manuel du courrier au sein d’une entreprise est un processus
qui est non seulement coûteux, mais également sujet à de grands risques d’erreurs. Au fur et
à mesure que l’entité se développe, il est parfois nécessaire de déléguer la gestion du
courrier.
Conscientes des enjeux qu’implique la gestion manuelle du courrier, différentes sociétés se
sont aujourd’hui spécialisées dans les services de traitement de courrier. Entreprises
d’envergure ou en pleine expansion, il est maintenant possible d’externaliser l’ensemble des
courriers, entrants ou sortants, pour assurer ainsi la fluidité et la sécurité des échanges.

Pourquoi externaliser la gestion de courrier ?

Selon des études récemment menées, le coût du traitement manuel d’un courrier varie entre
15 et 25 centimes d’euro l’unité, ce qui représente près de 8 % du chiffre d’affaires d’une
entité. Outre de mobiliser des ressources considérables, la gestion manuelle de courrier est
également une tâche extrêmement délicate. De la réception à l’envoi, en passant par
l’acheminement des courriers sous toutes ses formes, l’externalisation de la gestion du
courrier est une solution intéressante pour une entreprise, tant en termes de coûts que de
praticité.

Principes d’externalisation de la gestion de courrier

En général, les services proposés par les sociétés de gestion de courrier incluent la
réception, le tri et la mise à disposition des courriers. Si elle permet de délester l’entreprise
d’une tâche laborieuse, cette alternative offre également un gain de temps considérable,
réduisant de moitié le délai de traitement des courriers. En outre, les solutions proposées
varient selon les besoins des entreprises, pouvant notamment impliquer des solutions
logicielles et matérielles.

Dématérialisation des factures – Les mentions légales

Source :  Wikipedia

Les mentions légales de dématérialisation

Pour qu’une facture électronique soit valide, il faut que le document contienne quatorze mentions obligatoires, en l’occurrence :

  • date de délivrance de la facture ;
  • numéro séquentiel ;
  • numéro d’identifiant à la TVA de l’assujetti et du client ;
  • noms et adresses de l’assujetti et du client ;
  • quantité et nature des biens livrés ;
  • étendue et nature des prestations ;
  • date à laquelle est faite ou terminée la livraison de biens ou la prestation de services ou date du versement d’un acompte, si cette date est déterminée et différente de celle de l’émission de la facture ;
  • nom, adresse et numéro d’identifiant du redevable de la taxe si celui-ci est un représentant fiscal ;
  • base d’imposition pour chaque taux ou exonération, prix unitaire hors taxe, ainsi que les escomptes, les réductions ou les ristournes éventuelles s’ils ne sont pas inclus dans le prix unitaire ;
  • taux de TVA appliqué ;
  • quel taux pour une sasu
  • montant de la taxe à payer, sauf disposition contraire ;
  • référence à la disposition pertinente de la directive, à la disposition nationale correspondante, à toute autre mention précisant que la livraison bénéficie d’une exonération ou de l’auto liquidation (en cas d’exonération ou lorsque le client est redevable de la taxe) ;
  • données citées à l’art. 28 bis paragraphe 2 de la directive (en cas de livraison intracommunautaire d’un moyen de transport neuf) ;
  • référence à l’art. 26 ou 26 bis, aux dispositions nationales correspondantes ou à toute autre mention précisant que le régime de la marge bénéficiaire a été appliqué (en cas d’application du régime de la marge bénéficiaire) ;
  • clauses de pénalités de retard de paiement.
  • La facturation dans les sasu