Dématérialisation des factures – Les intérêts pour l’Etat, prestataires et consommateurs

Les intérêts de la dématérialisation des factures

Pour l’État

L’inspection d’entreprise est une procédure qui peut prendre de longues heures, car il faut vérifier le papier de l’acheteur et l’exemplaire du fournisseur pour tracer les fraudes commises. Depuis que les grandes entreprises ont opté pour la dématérialisation des factures, ce travail fastidieux est effectué en 20 minutes en moyenne. Par exemple, pour vérifier la conformité des données inscrites dans les factures, l’inspecteur des impôts doit tout simplement se connecter pour voir si elles sont identiques et légales.
En outre, depuis le 1er janvier 2012, la loi statue que les services de l’État devront être en mesure de réceptionner les factures électroniques. Un portail pour les fournisseurs (permettant de saisir une facture et de suivre son traitement, depuis la prise en charge de la facture jusqu’à sa mise en paiement) a été mis en ligne pour y parvenir. Ce nouveau système d’information représente tout d’abord une meilleure gestion des flux de factures pour l’État, mais également des économies de papier considérables.

Pour les sociétés de dématérialisation

La dématérialisation favorise l’émergence des nouvelles entreprises. Étant donné qu’il est encore trop coûteux pour une entreprise de se procurer son propre système de dématérialisation de factures, une large variété de prestataires proposant des services et/ou des solutions logicielles se positionne face à la hausse de la demande dans ce nouveau secteur d’activité. Ainsi, on constate le recours à une meute de solutions d’automatisation intégrale ou partielle de la chaîne « achat-facture-paiement » à travers la multiplicité des interlocuteurs et de la présence de chantiers de dématérialisation entrepris en silo.

Pour le consommateur

Dans le cadre d’un échange commercial entre une entreprise et un particulier, il est possible que la facture par Internet soit une source d’inconvénients.

Exemple : « UFC-Que choisir » estime que le client ne tire aucun avantage financier de la dématérialisation des factures. Pire, celle-ci risque de le rendre moins vigilant sur ses dépenses.

En outre, certains consommateurs se plaignent de se retrouver en facture électronique contre leur gré et de ne pas pouvoir revenir à la facture papier. En effet, et pour la Direction de la consommation et des fraudes, la délivrance de la facture sur support papier est officiellement gratuite pour le consommateur.

Dématérialisation des factures – Les avantages

Les avantages de la dématérialisation des factures

Sur le plan économique

La dématérialisation des factures permet aux entreprises de disposer d’un moyen plus rapide pour régler leurs factures et de minimiser un éventuel risque de fraude. Ainsi, le marché est en bonne santé car les fournisseurs peuvent se faire régler plus facilement et toutes les entreprises optant pour la dématérialisation réalisent des économies.

Selon certains prestataires, cette nouvelle pratique engendre une réduction de l’utilisation de papier ainsi que les coûts de traitement des envois. Si le coût d’une facture papier s’élève en moyenne à 17 €, celui d’une facture dématérialisée (entrante ou sortante) tourne autour de 4 € seulement.

Sur le plan environnemental

La mise en œuvre de la dématérialisation contribue au but du « zéro papier », car elle consiste à remplacer les factures papier en factures numérisées. Par conséquent, cette nouvelle filière constitue un geste pour la préservation de l’environnement. En effet, deux cas de figure permettent de confirmer cette vision environnementaliste :
– La limitation de l’utilisation du papier favorise la diminution de l’abattage d’arbres,
– Le système d’envoi électronique diminue les dégagements de CO2 causés par un transport plus conventionnel.

Sur le plan professionnel

• La dématérialisation intégrée (pour l’envoi, la certification et l’archivage) fait appel à un ou plusieurs tiers de confiance. Ainsi, elle évite de mobiliser le personnel sur des tâches sans valeur ajoutée. Cette nouvelle pratique encourage le gain de productivité.
• L’archivage électronique facilite les recherches instantanées d’une facture sur demande de l’administration fiscale ou du client.
• La consultation des factures peut se réaliser en contexte mobile grâce aux coffres forts numériques.
• L’encaissement est plus rapide car il n’y a aucun délai de transmission des documents.
• Le système de dématérialisation est compatible avec les progiciels et les logiciels de facturation (SAP).• Les factures électroniques ont une valeur probante et irréfutable, selon que la législation stricte qui les encadre est respectée. Comment cela fonctionne dans les sasu?

• La disponibilité du système motive la transition vers la dématérialisation des factures pour les fournisseurs d’entreprises car la plupart d’entre elles disposent d’un système de facturation électronique pour leurs flux entrants ou sortants.

Dématérialisation des factures – Aspect et fonctionnement

Comment fonctionne la dématérialisation des factures

La dématérialisation de factures consiste au passage des documents du support physique (généralement le papier) au support numérique (ou électronique). Depuis quelques années (de 1991 à 2012), grâce aux avancées technologiques et aux dispositions légales, il est possible de procéder à la dématérialisation des factures tout en conservant leur valeur fiscale.
Si cette nouvelle pratique connaît un boom actuellement, c’est que la législation et les nouvelles technologies de l’information et de la communication ont permis un environnement favorable au déploiement de nouvelles solutions efficaces.

Fonctionnement

Le processus de dématérialisation des factures consiste en deux étapes principales, puisqu’une facture doit aussi bien être envoyée que reçue. En revanche, le système traditionnel de facturation comprend beaucoup plus de composantes intermédiaires onéreuses. Elles sont chronophages, comportent un risque de fraude ou d’erreur de saisie, et sont particulièrement dévalorisantes pour les employés chargés de leur exécution.

La dématérialisation des factures constitue un élément capital dans le cadre du mécanisme de réduction des coûts des entreprises. Plusieurs avantages découlent de ce dispositif. Cependant, le passage à l’échange de facture électronique est tenu de respecter plusieurs contraintes pratiques et légales, à savoir :

Sur le plan pratique,

  • Le choix du mode de facturation (structurée ou non structurée),
  • L’authentification de la procédure (signature électronique),
  • Le mode de conservation des documents (archivage électronique).

Sur le plan légal,

  • La multiplicité des étapes requises pour être conforme avec l’administration fiscale,
  • La précision sur les règles encadrant ce dispositif,
  • La confusion entre les différents types de dématérialisation,
  • L’abondance d’étapes nécessaires à la mise en place d’un dispositif de facturation électronique.

 

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