Certificat et signature électronique

En référence à la loi du 13 mars 2000 (portant sur l’adaptation du droit de la preuve aux
technologies de l’information et relative à la signature électronique) et au décret
d’application du 31 mars 2001, la
signature électronique
dispose d’une valeur juridique identique à la signature
manuscrite.

Les applications pour les TPE/PME

Le certificat électronique est une nécessité pour toute entreprise souhaitant sécuriser les
échanges en ligne ou profiter de la dématérialisation de certaines formalités administratives.

Courrier

La dématérialisation favorise la réduction de budget du courrier papier. Le certificat
électronique permet à l’entreprise d’assurer un traitement intégralement confidentiel et
sécurisé :
– Contrats
– Notifications diverses
– Bons de commande
– Lettres de relance
– etc.
Exemple : Quand on paie les factures sur internet avec une signature électronique

  • Un prestataire d’affacturage en ligne installe sur un ordinateur de l’entreprise un
    lecteur de carte à puce et les composants du programme de signature.
  • Pour chaque opération réalisée par son titulaire (directeur commercial, comptable, etc.),
    une carte est enclenchée dans le lecteur.

Bon à savoir :

  • Pour procéder à la signature électronique, le document est ouvert avec le logiciel de
    signature électronique qui l’insère automatiquement. Grâce à cette signature, l’entreprise
    peut également envoyer des recommandés électroniques.
  • Une clé USB peut également être utilisée en substitution du lecteur.

Déclarations sociales

Les divers mécanismes sur le web permettent d’effectuer les déclarations sociales en ligne
(embauche, Assedic, etc.). Pour chaque opération, l’identification de l’utilisateur est requise.
Le certificat acquis par l’entreprise permet d’y parvenir.
Les avantages tirés de ce procédé :

  • Supprimer les frais d’envoi
  • Utiliser le télé-règlement
  • L’Urssaf autorise également la déclaration et le règlement sur internet des
    cotisations.

Dématérialisation des documents des ressources humaines

Elle consiste à transformer les supports d’informations matériels (en l’occurrence des documents papier qui
concernent le département d’une organisation ayant pour mission de mobiliser et de
développer le personnel pour en améliorer la performance) en fichiers informatiques.
La dématérialiser des documents RH permet principalement de :

  • Réduire les coûts,
  • Gagner du temps,
  • Favoriser l’accessibilité aux documents.

Toutefois, cette pratique est considérée comme étant un réel projet qui exige certaines
conditions :

  • être intégré dans la politique globale de l’organisation,
  • gagner l’adhésion des parties prenantes,
  • sécuriser les accès aux documents dématérialisés,
  • choisir un outil informatique capable de communiquer avec le système d’information des
    ressources humaines (SIRH) existant.

Typologie des documents concernés

Les documents des Relations Humaines concernés actuellement par la dématérialisation
peuvent être classés en fonction de trois types de contenus :

  • Les documents produits par les RH sont : les documents d’embauche, les contrats de
    travail, les avenants, les bulletins de paie, les déclarations sociales, les déclarations
    d’accidents de travail, les attestations employeur, les reçus pour solde de tout compte, les
    avis de saisie sur salaire, les fiches de poste, les catalogues de formations, les règlements
    intérieurs, les accords d’entreprise, etc. ;
  • Les documents en circulation au sein de l’entreprise à destination des RH sont : les
    demandes de congés (de mobilité et de formation), les lettres de démission, les relevés de
    temps, les comptes rendus d’entretiens annuels et d’entretiens d’embauche, les formulaires
    d’évaluation, les notes de frais, etc. ;
  • Les documents de tiers externes réceptionnés par les RH sont : les CV, les lettres de
    motivation, les demandes de stage, les offres de formations, etc.

Les formalités à accomplir lors d’une cessation d’activité sans disparition de la personne morale

La cessation d’activité sans la disparition de la personne morale consiste en la mise en veille de la société. Les articles
R.123-66, R.123-69 et suivants prévoit qu’une formalité doit être effectuée dans le mois
suivant la date de cessation. La personne morale possédant un établissement secondaire
doit procéder à la fermeture de celui-ci si elle veut cesser ses activités.
Le dossier complet permettant la modification au Registre du commerce et des sociétés liée
à cette cessation d’activité doit être déposé soit au CFE compétent soit au greffe du tribunal
de commerce, selon l’article 3 du décret n°96-650 du 19 juillet 1996. Ce dossier doit
comporter les imprimés déclaratifs de modification M2, dûment remplis et signés par le ou
les représentants légaux de la société. S’ils n’ont pas signé eux-mêmes les formulaires, ils
doivent signer un pouvoir et l’intermédiaire doit produire une pièce justificative d’identité.
Un chèque libellé à l’ordre du greffe du tribunal de commerce, d’un montant de 184,91 euros,
doit être joint au dossier. Le frais s’élève à 89,54 euros si la société est constituée d’un seul
associé. Si la société est inscrite dans plusieurs greffes, il y a autant de mises à jour et de
frais postaux de notification que de greffes différents.

Remplissage du questionnaire de demande d’ACCRE

Pour l’obtention d’ACCRE :

  • il faut faire le remplissage du formulaire CERFA 13584*02
  • compléter le haut du formulaire ACCRE
  • cocher soit la sollicitation d’ACCRE en simultanée que votre déclaration de société, ou la
    remise de demande dans les 45 jours précédant votre déclaration de firme (mentionner le
    SIRET de votre SARL IE)

Les cadres à remplir

Les renseignements en rapport au solliciteur soit nom, prénom, domicile, date de naissance…) ;
sont à remplir lors de l’établissement de l’ACCRE, dans le cadre 1.
Pour le cadre 2 mettez la situation particulière du quémandeur.
Le cadre 3 touche exclusivement les demandeurs qui fondent ou ont fondé une firme ( les
entrepreneurs individuels ne remplissent pas cette partie). À ce niveau, vous devez noter :

    • l’appellation sociale de l’entreprise
    • l’effectif total des collaborateurs,
    • ainsi que cocher la situation qui vous touche.

Les renseignements importants

En priorité dans le quatrième cadre, vous êtes dans l’obligation de fournir des informations sur
votre dernière activité, sur votre degré de qualification et sur votre motivation de vous inscrire à
Pôle emploi.
Par la suite, mentionnez votre date d’inscription à Pôle emploi et précisez si vous jouissiez du
contrat CAPE ou notamment du parcours NACRE.
En paraphant le cinquième cadre, vous certifiez spécifiquement que vous ne possédez pas de
l’ACCRE au titre des 3 années précédentes.
Enfin, pour l’établissement du document de demande d’ACCRE des pièces justificatives doivent
être présentées.

La cession de fonds de commerce

L’acte d’avocat est un outil pour sécuriser juridiquement les cessions de fonds de commerce. Il
peut être exiger tant par les vendeurs que par les acheteurs. Les cessions de fonds de
commerce sont en effet des opérations comportant d’importants risques juridiques, car régies
par de nombreuses règles, souvent complexes et quasiment toujours ignorées par les parties.
Cette méconnaissance juridique peut aller jusqu’à entraîner l’annulation de la cession elle-
même, alors même que les deux parties elles-mêmes souhaitent voir l’opération aboutir.

La sécurité juridique

Deux exigences principales garantissent la sécurité
juridique d’une cession d’acte de commerce : la vérification de la réalité des droits cédés et
la vérification de leur transmission effective. La première vise à s’assurer à la fois de l’existence,
de la consistance et de la pérennité des droits cédés. Quant à la seconde elle nécessite de faire
appel à des juristes professionnels, les avocats specialistes de la transmission des fonds de
commerce. Et c’est ici que l’acte d’avocat intervient, servant d’outil de sécurité juridique pour les
avocats. C’est à la fois un acte sous seing privé, mais qui a la particularité d’être contresigné
par l’avocat, qui en prend donc la responsabilité juridique et garantit la conformité juridique de la
cession aux deux parties, pleinement informées de leurs obligations. L’acte d’avocat confère de
plus une force engageante supplémentaire à l’acte de cession, et garantit sa rédaction claire,
adaptée et auditée.
Permettant d’éviter de futurs conflits juridiques, l’acte d’avocat peut être demandé dès le stade
du compromis par l’acheteur comme par le vendeur.

Principe de la dématérialisation des factures

La facturation électronique est devenue un outil
important dans le but de réduire des coûts réalisés par les entreprises. Cela résulte à de
multiples gains, notamment dans les coûts et les délais de traitement, ainsi que l’amélioration
de la qualité des données.

En phase avec l’avancée technologique

Avec les documents comptables de base, la dématérialisation des factures permet également
de s’affranchir de la nécessité de certificats d’actions physiques. Les copies électroniques des
stocks peuvent être archivées pour une plus facile récupération. De même que les documents
peuvent être gérés efficacement avec des applications logicielles comprenant les documents de
base de certificats d’actions d’une SARL. Dans le cas où l’actionnaire doit copies de stocks
rapidement, ils peuvent être consultés et les méthodes de transmission électroniques, tels que
le courrier électronique ou une transmission FTP protégé.

Gain de temps considérable

Lorsque le processus de comptabilité est totalement électronique, il est désormais possible
d’effectuer plusieurs fonctions différentes en simultané. De même pour la création de nouvelles
factures et de préparer un large éventail de rapports en tout temps. Il ne fait aucun doute que le
processus de dématérialisation peut bénéficier aux utilisateurs de plusieurs façons. La tenue
des dossiers, comme les documents de domiciliation, nécessite beaucoup moins d’espace, peut
être consulté facilement des sites distants, et permet à plusieurs utilisateurs d’accéder aux livres
comptables simultanément.

Une gestion du courrier qui fait gagner du temps

Fastidieux et chronophage, le traitement manuel du courrier au sein d’une entreprise est un processus
qui est non seulement coûteux, mais également sujet à de grands risques d’erreurs. Au fur et
à mesure que l’entité se développe, il est parfois nécessaire de déléguer la gestion du
courrier.
Conscientes des enjeux qu’implique la gestion manuelle du courrier, différentes sociétés se
sont aujourd’hui spécialisées dans les services de traitement de courrier. Entreprises
d’envergure ou en pleine expansion, il est maintenant possible d’externaliser l’ensemble des
courriers, entrants ou sortants, pour assurer ainsi la fluidité et la sécurité des échanges.

Pourquoi externaliser la gestion de courrier ?

Selon des études récemment menées, le coût du traitement manuel d’un courrier varie entre
15 et 25 centimes d’euro l’unité, ce qui représente près de 8 % du chiffre d’affaires d’une
entité. Outre de mobiliser des ressources considérables, la gestion manuelle de courrier est
également une tâche extrêmement délicate. De la réception à l’envoi, en passant par
l’acheminement des courriers sous toutes ses formes, l’externalisation de la gestion du
courrier est une solution intéressante pour une entreprise, tant en termes de coûts que de
praticité.

Principes d’externalisation de la gestion de courrier

En général, les services proposés par les sociétés de gestion de courrier incluent la
réception, le tri et la mise à disposition des courriers. Si elle permet de délester l’entreprise
d’une tâche laborieuse, cette alternative offre également un gain de temps considérable,
réduisant de moitié le délai de traitement des courriers. En outre, les solutions proposées
varient selon les besoins des entreprises, pouvant notamment impliquer des solutions
logicielles et matérielles.

Dématérialisation des factures – Les intérêts pour l’Etat, prestataires et consommateurs

Les intérêts de la dématérialisation des factures

Pour l’État

L’inspection d’entreprise est une procédure qui peut prendre de longues heures, car il faut vérifier le papier de l’acheteur et l’exemplaire du fournisseur pour tracer les fraudes commises. Depuis que les grandes entreprises ont opté pour la dématérialisation des factures, ce travail fastidieux est effectué en 20 minutes en moyenne. Par exemple, pour vérifier la conformité des données inscrites dans les factures, l’inspecteur des impôts doit tout simplement se connecter pour voir si elles sont identiques et légales.
En outre, depuis le 1er janvier 2012, la loi statue que les services de l’État devront être en mesure de réceptionner les factures électroniques. Un portail pour les fournisseurs (permettant de saisir une facture et de suivre son traitement, depuis la prise en charge de la facture jusqu’à sa mise en paiement) a été mis en ligne pour y parvenir. Ce nouveau système d’information représente tout d’abord une meilleure gestion des flux de factures pour l’État, mais également des économies de papier considérables.

Pour les sociétés de dématérialisation

La dématérialisation favorise l’émergence des nouvelles entreprises. Étant donné qu’il est encore trop coûteux pour une entreprise de se procurer son propre système de dématérialisation de factures, une large variété de prestataires proposant des services et/ou des solutions logicielles se positionne face à la hausse de la demande dans ce nouveau secteur d’activité. Ainsi, on constate le recours à une meute de solutions d’automatisation intégrale ou partielle de la chaîne « achat-facture-paiement » à travers la multiplicité des interlocuteurs et de la présence de chantiers de dématérialisation entrepris en silo.

Pour le consommateur

Dans le cadre d’un échange commercial entre une entreprise et un particulier, il est possible que la facture par Internet soit une source d’inconvénients.

Exemple : « UFC-Que choisir » estime que le client ne tire aucun avantage financier de la dématérialisation des factures. Pire, celle-ci risque de le rendre moins vigilant sur ses dépenses.

En outre, certains consommateurs se plaignent de se retrouver en facture électronique contre leur gré et de ne pas pouvoir revenir à la facture papier. En effet, et pour la Direction de la consommation et des fraudes, la délivrance de la facture sur support papier est officiellement gratuite pour le consommateur.

Dématérialisation des factures – Les avantages

Les avantages de la dématérialisation des factures

Sur le plan économique

La dématérialisation des factures permet aux entreprises de disposer d’un moyen plus rapide pour régler leurs factures et de minimiser un éventuel risque de fraude. Ainsi, le marché est en bonne santé car les fournisseurs peuvent se faire régler plus facilement et toutes les entreprises optant pour la dématérialisation réalisent des économies.

Selon certains prestataires, cette nouvelle pratique engendre une réduction de l’utilisation de papier ainsi que les coûts de traitement des envois. Si le coût d’une facture papier s’élève en moyenne à 17 €, celui d’une facture dématérialisée (entrante ou sortante) tourne autour de 4 € seulement.

Sur le plan environnemental

La mise en œuvre de la dématérialisation contribue au but du « zéro papier », car elle consiste à remplacer les factures papier en factures numérisées. Par conséquent, cette nouvelle filière constitue un geste pour la préservation de l’environnement. En effet, deux cas de figure permettent de confirmer cette vision environnementaliste :
– La limitation de l’utilisation du papier favorise la diminution de l’abattage d’arbres,
– Le système d’envoi électronique diminue les dégagements de CO2 causés par un transport plus conventionnel.

Sur le plan professionnel

• La dématérialisation intégrée (pour l’envoi, la certification et l’archivage) fait appel à un ou plusieurs tiers de confiance. Ainsi, elle évite de mobiliser le personnel sur des tâches sans valeur ajoutée. Cette nouvelle pratique encourage le gain de productivité.
• L’archivage électronique facilite les recherches instantanées d’une facture sur demande de l’administration fiscale ou du client.
• La consultation des factures peut se réaliser en contexte mobile grâce aux coffres forts numériques.
• L’encaissement est plus rapide car il n’y a aucun délai de transmission des documents.
• Le système de dématérialisation est compatible avec les progiciels et les logiciels de facturation (SAP).• Les factures électroniques ont une valeur probante et irréfutable, selon que la législation stricte qui les encadre est respectée. Comment cela fonctionne dans les sasu?

• La disponibilité du système motive la transition vers la dématérialisation des factures pour les fournisseurs d’entreprises car la plupart d’entre elles disposent d’un système de facturation électronique pour leurs flux entrants ou sortants.

Dématérialisation des factures – Les mentions légales

Source :  Wikipedia

Les mentions légales de dématérialisation

Pour qu’une facture électronique soit valide, il faut que le document contienne quatorze mentions obligatoires, en l’occurrence :

  • date de délivrance de la facture ;
  • numéro séquentiel ;
  • numéro d’identifiant à la TVA de l’assujetti et du client ;
  • noms et adresses de l’assujetti et du client ;
  • quantité et nature des biens livrés ;
  • étendue et nature des prestations ;
  • date à laquelle est faite ou terminée la livraison de biens ou la prestation de services ou date du versement d’un acompte, si cette date est déterminée et différente de celle de l’émission de la facture ;
  • nom, adresse et numéro d’identifiant du redevable de la taxe si celui-ci est un représentant fiscal ;
  • base d’imposition pour chaque taux ou exonération, prix unitaire hors taxe, ainsi que les escomptes, les réductions ou les ristournes éventuelles s’ils ne sont pas inclus dans le prix unitaire ;
  • taux de TVA appliqué ;
  • quel taux pour une sasu
  • montant de la taxe à payer, sauf disposition contraire ;
  • référence à la disposition pertinente de la directive, à la disposition nationale correspondante, à toute autre mention précisant que la livraison bénéficie d’une exonération ou de l’auto liquidation (en cas d’exonération ou lorsque le client est redevable de la taxe) ;
  • données citées à l’art. 28 bis paragraphe 2 de la directive (en cas de livraison intracommunautaire d’un moyen de transport neuf) ;
  • référence à l’art. 26 ou 26 bis, aux dispositions nationales correspondantes ou à toute autre mention précisant que le régime de la marge bénéficiaire a été appliqué (en cas d’application du régime de la marge bénéficiaire) ;
  • clauses de pénalités de retard de paiement.
  • La facturation dans les sasu